本准则规定 Image Magic Printing Sdn Bhd（“Image Magic”）所期望的最低道德与职业行为标准，适用于董事、全职与临时员工、实习生、劳务人员及其他代表 Image Magic 行事的人士。供应商、承包商及商业伙伴在与我们合作时，也应遵守相容的标准。

本准则适用于工作场所、客户或供应商场所、配送与活动期间、使用公司系统时，以及任何代表 Image Magic 或可被合理视为与 Image Magic 有关联的场合。

• 本准则应与雇佣条款、部门程序、安全指引、隐私政策及其他公司政策一并阅读。
• 如有不清楚之处，应向直属主管、财务与人力资源部门或董事经理寻求指引。
• 当本准则未明确涵盖某种情况时，应选择合法、诚实及负责任的做法。
• 如法律、客户合同或内部规定比本准则更严格，应遵守更严格的要求。

这些价值观指导我们的日常决定，从客户服务和稿件处理，到生产、采购、配送及财务管理。

每个人都必须遵守与其职责相关的适用法律、公司政策、获批准程序及合法合同承诺。任何人不得为了达到销售目标、赶交期或服从指示而违反法律、安全规则或本准则。

管理层责任

• 以身作则，并明确道德行为属于工作表现的一部分。
• 提供合理的指引、培训、资源与监督。
• 不得施压、奖励或纵容违反本准则的行为。
• 及时回应问题、危险及已报告的疑虑。
• 严重事项必须升级处理，不得隐瞒或私下了结。

个人责任

• 了解与自身职责有关的要求。
• 完成指定培训并遵守获批准的工作指引。
• 当决定可能带来法律、道德、安全或声誉风险时，先寻求指引。
• 以善意报告已知或有合理依据怀疑的严重不当行为。

Image Magic 与客户、供应商、员工及其他利益相关方进行清楚、公平的沟通。任何资料不得被故意虚假陈述、遗漏重要内容或误导。

• 准确说明产品、材料、数量、后加工、生产时间及配送估计。
• 报价、发票、贷项通知及收据必须基于获批准价格和真实交易。
• 发现重大错误时应及时说明并采取合理纠正措施。
• 不得隐藏收费、作出无依据的质量或环保声明，或承诺尚未确认的交期。
• 不得制造虚假评价、冒充客户、篡改投诉记录或压制合理反馈。
• 以尊重态度处理投诉，并一致执行已公布政策。

当个人、家庭、财务或外部商业利益可能影响——或看起来会影响——Image Magic 的客观决定时，即构成利益冲突。员工必须及时申报实际、潜在或表面上的冲突，并在获得指引前不得作出或影响有关决定。

• 若本人可影响决定，应申报与客户、供应商、求职者、承包商或员工之间的亲属或密切私人关系。
• 不得收取与公司业务有关且未披露的佣金、回扣、介绍费、个人折扣或其他利益。
• 不得利用公司时间、客户资料、设备、采购能力或商业机会经营外部业务或谋取个人利益。
• 外部工作必须合法，不得与 Image Magic 竞争、影响本职工作或造成保密风险。
• 个人政治活动须以个人身份在工作时间以外进行，不得使用公司资源、向同事施压或暗示获得公司支持。
• 如管理层要求回避，必须退出相关决定。

Image Magic 对贿赂和腐败采取零容忍立场。任何董事、员工、代理人、承包商或代表 Image Magic 行事的人士，均不得直接或间接提供、承诺、给予、索取、接受或授权任何有价值的利益，以不当影响决定，或取得、保留业务或商业优势。

• 贿款、回扣、秘密佣金或个人奖励。
• 通过代理人、供应商、顾问、亲属或其他中间人提供的款项或利益。
• 为加快例行事务而支付的“疏通费”或便利费。
• 用虚假发票、虚高收费、虚构服务或隐藏资金掩饰不当付款。
• 报复拒绝支付或接受贿赂的人士。

应根据风险程度，对代理人、供应商及其他关联人士进行合理尽职调查。反贿赂措施必须真正落实、记录、沟通并定期检讨，而不能只停留在书面文件。

礼品与招待不得形成义务、影响决定，或看起来是对优惠待遇的回报。如有疑问，应先申报并取得书面批准后才可接受或提供。

若当场拒绝确实会造成尴尬，或物品已被送达，员工必须及时申报。管理层可要求退回、共同分享、捐赠或列为公司财产。

Image Magic 不会明知而协助隐藏犯罪所得、掩饰交易真实目的，或为违法目的转移资金。员工应留意异常付款或退款指示。

• 多付款后要求退款给另一人士或不同银行账户。
• 要求制作虚假说明、虚假发票、虚构订单价值，或无法解释的第三方付款。
• 不寻常的拆分付款、快速取消，或缺乏明确商业目的的交易。
• 试图规避合理的身份、订单、付款或配送核实。

员工不得自行指控或调查客户。如获授权，可暂缓有关交易、保留准确记录，并把事实升级至管理层审查；必要时寻求专业或官方意见。

Image Magic 独立并公平地参与市场竞争。员工不得参与或支持反竞争安排。

• 与竞争对手商定价格、折扣、附加费、产量限制或投标结果。
• 围标、陪标、分割市场或分配客户。
• 不当交换非公开的价格、成本、客户、产能或策略资料。
• 通过偷窃、欺骗、未授权访问或违反保密义务取得竞争对手资料。

选择供应商和承包商时，应依据质量、价格、能力、可靠性、合规、安全及服务等正当因素。个人关系必须申报，采购决定也应有足够记录，能够说明选择有关供应商的理由。

所有公司记录必须完整、准确、及时，并由真实交易支持，包括报价、订单、发票、收据、费用申报、工资、考勤、库存、采购、配送、生产、质量及维护记录。

• 伪造、倒签日期、隐瞒或不当销毁记录。
• 设立账外账户、虚假供应商、虚构销售或无依据付款。
• 挪用公司款项、库存、材料、设备、折扣或客户付款。
• 为个人利益操纵数量、损耗、生产、佣金、加班或配送资料。
• 在已预见投诉、审计、事故或调查后删除或更改相关证据。

发现错误时应透明报告并纠正，而不是隐藏。记录须依照法律及公司批准要求保存和销毁。

Image Magic 致力于建立尊重尊严、提供公平机会及保持专业态度的工作环境。公司不容许歧视、性骚扰、骚扰、霸凌、恐吓、威胁、职场暴力、羞辱或报复。

• 雇佣决定应基于合理的工作要求、表现、行为、能力及业务需要。
• 不同语言、文化、职级及工作地点之间的沟通都必须保持尊重。
• 管理人员不得忽视投诉、报复、迫使投诉人撤回，或在查明事实前预断任何一方。
• 应尊重合理隐私；但为评估、调查和回应，资料可在“有需要知道”的范围内分享。
• 善意但未能证实的投诉，不等于明知虚假或恶意举报。

Image Magic 尊重人的尊严并遵守适用的雇佣要求。我们不会明知而使用童工、强迫劳动、债务束缚、人口贩运或胁迫性招聘。

• 雇佣必须出于自愿，员工必须依法具备工作资格。
• 不得非法扣留护照、身份证件、工资或限制人身自由。
• 不得通过胁迫、威胁或违法债务使员工无法自由离职。
• 工作时间、工资、休息及假期应符合适用要求。
• 供应商和劳务提供者应遵守相容标准，并及时纠正已发现的问题。

每个人都对印刷、后加工、包装、办公室及配送环境的安全负有责任。员工必须遵守培训、风险控制、设备指引及合法安全要求。

• 使用规定的个人防护装备、安全护罩、通风及安全物料处理方法。
• 遵守获批准的印刷设备、切割机器、激光设备、化学品、油墨、溶剂、电气系统、搬运及消防程序。
• 及时报告危险、泄漏、不安全情况、伤害及险些发生的事故。
• 如出现即时且严重危险，应依公司程序及适用法律停止工作并寻求协助。
• 不得在非法药物、酒精或滥用药物影响下工作。若处方药可能影响安全关键工作，应寻求保密指引。
• 减少可避免的浪费、防止污染、负责任地管理化学品，并通过获批准方式处置材料。

客户稿件、标志、照片、可变数据及设计必须谨慎处理，并仅用于获授权的业务目的。Image Magic 尊重版权、商标、隐私、保密及其他权利。

• 未经许可，不得复制、公开、出售、分享或将客户稿件用于私人工作、培训、社交媒体或作品集。
• 字体、图片、软件及设计资源必须按许可条件使用。
• 不得明知而制作冒牌标签、伪造证书、虚假身份证件、欺骗性包装或其他违法材料。
• 如订单疑似侵权、冒充他人、协助欺诈、包含违法剥削内容，或造成重大法律或安全风险，应立即升级处理。
• 未经授权，不得更改客户已批准的内容或规格。

员工无须自行作出法律结论。如订单存在疑问，应暂停并在生产前取得管理层指引。

机密资料包括客户稿件、邮寄名单、可变数据、报价、价格、供应商条款、生产方法、员工资料、财务记录、密码、安全资料及商业计划。

• 仅访问履行获授权职责所必需的资料。
• 使用获批准的储存、传输及沟通渠道。
• 发送稿件、个人资料或机密文件前先核实收件人。
• 不要在未获授权人士可能听见的地方讨论机密事项。
• 安全销毁含敏感资料的打印件、标签、校样、储存媒体及废料。
• 如怀疑资料遗失、误发、未授权访问或披露，必须立即报告。
• 雇佣或商业关系结束后，保密义务仍然持续。

个人资料必须依照隐私与个人资料保护政策、适用法律，以及 Image Magic 代表客户处理资料时的客户指示进行处理。

公司款项、库存、机器、车辆、工具、电脑、软件、账户、网络、资料、时间及知识产权都必须受到保护，并仅用于获授权目的。

• 个人登录资料不得共享。获正式批准的工作站或团队账户，只可按获授权的访问安排使用。
• 在可用情况下，应使用多重验证、锁定屏幕及安全密码。
• 不得安装未获授权的软件、连接未批准设备，或把公司资料储存在未批准的个人云端服务。
• 警惕钓鱼信息、虚假付款要求、恶意链接及冒充行为。
• 设备遗失、疑似恶意软件、账户被入侵或意外披露必须立即报告。
• 有限度私人使用只可在合理、合法、必要时获批准且不影响工作的情况下进行。

Image Magic 可基于合法的运营、安全、合规及调查目的，由获授权人员访问、保存或监控业务系统，但须遵守适用法律及公司政策。

人工智能与自动化工具可以提升效率，但必须在人工监督下负责任地使用。

• 只使用获批准且适合有关工作和资料类型的工具。
• 不得把客户稿件、个人资料、机密价格、密码或受限制商业资料上传至未获批准的 AI 服务。
• 使用前必须检查 AI 辅助文字、设计、翻译、计算及建议的准确性、偏差、保密性、知识产权风险和适用性。
• 不得利用 AI 冒充他人、制造欺骗性证据、伪造客户批准或生成违法内容。
• 如法律、合同、客户指示或公司政策要求，应披露 AI 的使用。
• 使用工具的员工仍须对最终成果及决定负责。

只有获授权人士可代表 Image Magic 发言、提供官方评论、发布公司公告，或回应媒体、法律及监管询问。

• 不得披露机密、客户、员工或非公开公司资料。
• 不得把个人意见表述为 Image Magic 的官方立场。
• 不得通过公司账户或在代表公司时发布歧视、威胁或骚扰内容。
• 不得制造虚假推荐、未披露的代言或误导性宣传内容。
• 敏感投诉及公众询问应转交获授权团队处理，不应在线争辩。

员工依法享有个人表达权，但不得滥用公司身份、资源或机密资料。

Image Magic 希望与支持合法、道德及负责任商业行为的伙伴合作。尽职调查及合同控制应与关系的性质和风险相称。

• 传达有关反贿赂、公平劳动、安全、隐私、信息安全、知识产权及环境责任的要求。
• 不得利用第三方执行 Image Magic 本身被禁止进行的行为。
• 准确记录工作范围、价格、批准及付款安排。
• 跟进严重疑虑，并要求适当的纠正行动。
• 可根据问题严重程度、证据、法律要求及整改意愿考虑暂停或终止合作。

公司鼓励员工尽早提出问题并善意报告真实疑虑。员工可通过内部公布的保密渠道，向直属主管、财务与人力资源部门或董事经理报告。如不便使用某一渠道，可选择其他渠道。

客户、供应商及其他外部人士可电邮至 [email protected]，主题注明“保密：道德疑虑”，并要求转交管理层处理。

• 报告事项可包括贿赂、欺诈、骚扰、安全、资料滥用、违法印刷、利益冲突、报复或其他严重违规。
• 在可行情况下可考虑匿名资料，但匿名可能限制后续调查。
• 资料将在合理可行范围内保密，并只在评估、调查或回应所需范围内分享。
• Image Magic 禁止报复善意提出疑虑、参与调查、拒绝贿赂或报告不安全情况的人士。
• 明知虚假或恶意的指控可能导致纪律处分；善意报告不会因最终无法证实而被视为虚假。

已报告的疑虑将根据性质、紧急程度及现有证据进行评估。调查应公平、具适当独立性，并只限有需要知道的人士参与。

• 保存有关文件、信息、录像、档案及实物证据。
• 如实配合，不得妨碍调查、影响证人或进行报复。
• 尊重投诉人、被投诉人及证人的隐私与尊严。
• 在兼顾安全、法律及证据保存需要的情况下，给予有关人士合理回应机会。
• 适当时应纠正控制缺陷，并追回公司财产或损失。

经确认的违规可在遵守适用法律及正当程序的前提下，受到相称的纠正或纪律措施，包括辅导、再培训、撤销访问权限、警告、调职、停职、解雇、终止商业关系、追偿或转交主管机关。

本准则是 Image Magic 道德原则的公开声明，补充但不取代雇佣合同、内部程序、安全规则、客户协议、法定权利或适用法律。

• 员工可能需要确认已阅读本准则并完成定期培训。
• 管理人员应与团队讨论相关风险，并持续强化预期行为。
• 当法律、科技、运营或公司风险发生变化时，本准则可被更新。
• 重大变更应通知受影响人员。
• 在采取不确定行动前，应先提出问题并寻求指引。